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Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

1. Destinatari della presente informativa

La presente informativa è rivolta a tutte le persone che utilizzano il servizio Mind4Children, di seguito "utenti". Il servizio è riservato a persone maggiorenni: Mind4Children non raccoglie consapevolmente dati personali di minori.

2. Descrizione del servizio

Il servizio Mind4Children è erogato tramite il sito web mind4children.com (di seguito il "Sito"), che include la piattaforma di formazione online (di seguito la "Piattaforma"). L'informativa si applica a tutti i sistemi e le applicazioni del servizio.

3. Titolare del trattamento

Mind4Children S.r.l. Spin-off dell'Università di Padova
Viale Navigazione Interna, 51B - 35129 Padova
Codice fiscale e partita IVA: 05234760287
Email: info@mind4children.com
PEC: mind4children@pec.it
Telefono: +39 3917415628

Nessun Data Protection Officer (DPO) è attualmente nominato, non ricorrendone i presupposti di obbligatorietà.

4. Luogo di archiviazione dei dati

I dati personali sono conservati su server di Aruba S.p.A., Località Palazzetto 4, 52011 Bibbiena (AR), P.IVA 01573850516, situati all'interno dell'Unione Europea. Aruba S.p.A. è nominata responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

5. Principi applicati al trattamento

Mind4Children tratta i dati personali nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dall'art. 5 GDPR.

6. Finalità e basi giuridiche del trattamento

  1. Gestione dell'account utente (anche tramite "Accedi con Google"), accesso alla Piattaforma, iscrizione e fruizione delle iniziative formative, rilascio degli attestati
    Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)

  2. Gestione dei pagamenti tramite PayPal, bonifico bancario o gift card
    Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)

  3. Invio di comunicazioni funzionali al servizio (verifica dell'email, recupero password, conferme di iscrizione e di pagamento, avvisi su lezioni, liste d'attesa e attestati)
    Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)

  4. Invio della newsletter, riservata agli utenti registrati e gestita direttamente dal Titolare senza fornitori esterni
    Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR)

  5. Analisi statistiche sull'utilizzo del Sito e della Piattaforma tramite Google Analytics 4
    Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR)

  6. Adempimento di obblighi legali, contabili e fiscali, inclusa l'emissione della fattura elettronica
    Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR)

  7. Gestione del contenzioso e tutela dei diritti in sede giudiziaria e stragiudiziale
    Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, alle iscrizioni e ai pagamenti è indispensabile: in mancanza non è possibile erogare il servizio. Il conferimento dei dati per newsletter e analisi statistiche è facoltativo e il rifiuto non ha conseguenze sulla fruizione del servizio.

Il Titolare non effettua processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sugli utenti ai sensi dell'art. 22 GDPR.

7. Tipologie di dati trattati

Dati di utilizzo

I sistemi informatici raccolgono automaticamente dati tecnici, tra cui:

  • indirizzo IP;
  • indirizzi URI delle risorse richieste;
  • orario e metodo della richiesta;
  • dimensione della risposta;
  • codici di stato;
  • browser e sistema operativo;
  • preferenze di navigazione.

Dati forniti volontariamente dall'utente

  • nome e cognome;
  • genere e data di nascita;
  • email e telefono;
  • immagine del profilo;
  • indirizzo di residenza o domicilio;
  • professione, ente o scuola di appartenenza, informazioni curriculari e presentazione;
  • codice fiscale;
  • nome utente e password oppure identificativo dell'account Google, in caso di accesso con "Accedi con Google";
  • dati di fatturazione: partita IVA, codice destinatario SdI o PEC e, per la Pubblica Amministrazione, Codice Univoco Ufficio, CIG e CUP;
  • dati inseriti nelle richieste di assistenza;
  • dati per l'iscrizione alla newsletter.

Dati di terzi forniti dall'utente

Chi acquista una gift card fornisce l'indirizzo email del destinatario, utilizzato esclusivamente per intestare il credito e renderlo disponibile. Al destinatario la presente informativa è resa, ai sensi dell'art. 14 GDPR, al momento del primo contatto o del primo accesso alla Piattaforma.

Visibilità di nome e cognome

Durante le lezioni in diretta e nelle attività collaborative della Piattaforma, nome e cognome dell'utente sono visibili ai docenti e agli altri partecipanti dell'iniziativa, per finalità didattiche e collaborative.

Dati generati dall'utilizzo della Piattaforma

  • log di accesso;
  • iscrizioni alle iniziative ed eventuali liste d'attesa;
  • presenze e percentuale di frequenza alle lezioni;
  • avanzamento delle attività, risultati di test e questionari;
  • attestati generati;
  • saldo e movimenti delle gift card;
  • esito dei pagamenti e ricevute di iscrizione, incluso l'eventuale QR code per il check-in agli eventi.

8. Comunicazione dei dati a personale interno

I dati sono trattati da personale istruito e autorizzato dal Titolare ai sensi dell'art. 29 GDPR:

  • programmatori e tecnici;
  • amministratori di sistema;
  • docenti e tutor;
  • staff didattico e amministrativo;
  • marketing e comunicazione.

9. Trasmissione dei dati a terzi

I dati possono essere comunicati ai seguenti soggetti esterni, nella misura necessaria all'erogazione del servizio:

  • PayPal (pagamenti online), che opera come autonomo titolare del trattamento;
  • istituti bancari, per la gestione dei pagamenti tramite bonifico;
  • Google (autenticazione "Accedi con Google", videoconferenze Google Meet, statistiche Google Analytics 4);
  • Zoom (videoconferenze);
  • Agenzia delle Entrate, tramite il Sistema di Interscambio, per l'emissione delle fatture elettroniche;
  • professionisti e consulenti, per esempio fiscali e legali, ove necessario.

I fornitori che trattano dati per conto del Titolare sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR; l'elenco aggiornato è disponibile su richiesta.

10. Trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori (per esempio Google, Zoom, PayPal) possono trattare dati in Paesi extra-UE, in particolare negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base delle decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, incluso l'EU-US Data Privacy Framework per i fornitori statunitensi certificati, oppure delle Standard Contractual Clauses e delle ulteriori garanzie previste dagli artt. 46 e seguenti GDPR. L'utente può richiedere copia delle garanzie applicate scrivendo al Titolare.

11. Immagini e registrazioni

Le lezioni e gli eventi formativi in streaming possono essere registrati e resi disponibili ai soli utenti iscritti all'iniziativa formativa. L'eventuale registrazione è comunicata ai partecipanti.

12. Periodi di conservazione

  • dati dell'account: fino alla cancellazione dell'account;
  • dati didattici (iscrizioni, frequenze, questionari, attestati): fino a 5 anni dalla conclusione dell'iniziativa;
  • dati amministrativi e fiscali: 10 anni, ai sensi dell'art. 2220 del codice civile;
  • dati per la newsletter: fino alla revoca del consenso;
  • log tecnici: di norma da 6 a 24 mesi.

Alla scadenza dei termini i dati sono cancellati o resi anonimi, salva l'ulteriore conservazione necessaria alla tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria, nei limiti dei termini di prescrizione.

13. Diritti dell'utente

L'utente può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

  • accesso;
  • rettifica;
  • cancellazione;
  • limitazione;
  • opposizione;
  • portabilità;
  • revoca del consenso, senza pregiudizio per i trattamenti già effettuati.

I diritti possono essere esercitati tramite l'area personale della Piattaforma oppure scrivendo a info@mind4children.com. Il Titolare risponde entro un mese dalla richiesta, prorogabile nei casi previsti dall'art. 12 GDPR.

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) oppure di rivolgersi all'autorità giudiziaria.

14. Cookie Policy

Mind4Children utilizza cookie tecnici e, previo consenso, cookie statistici di terze parti (Google Analytics 4). Non sono utilizzati cookie di profilazione o pubblicitari.

Cookie tecnici

  • cookie di sessione;
  • cookie funzionali;
  • cookie per la memorizzazione delle preferenze di consenso.

Cookie statistici (Google Analytics 4)

GA4 utilizza cookie quali _ga e _ga_ID. La raccolta dei dati avviene solo previo consenso, espresso tramite il banner cookie.

Durata dei cookie

  • cookie di sessione: rimossi alla chiusura del browser;
  • cookie persistenti: restano memorizzati fino alla scadenza indicata o alla cancellazione da parte dell'utente.

Gestione del consenso

L'utente può revocare o modificare il consenso in ogni momento tramite il banner cookie oppure cancellando i cookie dalle impostazioni del browser.

15. Comunicazioni in caso di violazioni (data breach)

In caso di violazione dei dati personali, il Titolare notifica la violazione al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore, ove ricorrano i presupposti dell'art. 33 GDPR. Quando la violazione comporta un rischio elevato per i diritti e le libertà degli utenti, il Titolare la comunica anche agli interessati, ai sensi dell'art. 34 GDPR.

16. Aggiornamenti della presente informativa

Gli aggiornamenti sono pubblicati su mind4children.com/privacy e, ove necessario, comunicati agli utenti. Data di ultimo aggiornamento: agosto 2026.